IFF-Kalkulationstool

Das IFF-KAL­KU­LA­TI­ONS­TOOL ist ei­ne Pla­nungs­soft­ware zur Kal­ku­la­tion von Ak­qui­si­tions­ak­ti­vi­tä­ten im Aus­land, spe­zi­ell ent­wi­ckelt für mit­tel­stän­di­sche Bau­in­ge­nieur- und Ar­chi­tek­tur­bü­ros. Die theoretische Basis für die Kalkulation stellt ein «3-Phasenmodell der strategischen Exportplanung» dar, das im Rahmen dieses Forschungsprojekts entwickelt wurde.

VORTEILE DURCH KOSTENKALKULATION

Die separate Kalkulation von Akquisitionsaktivitäten im Ausland bietet eine Reihe von möglichen von Vorteilen:

• Spezifisches Controlling: Durch die Kalkulation ist für die Exportaktivitäten ein eigenes Controlling auf Basis eines Soll-/Ist-Vergleichs der Kosten möglich.


• Wirtschaftlichkeitsanalyse: Mit einer Kostenkalkulation der Akquisitionsbemühungen lässt sich die Wirtschaftlichkeit dieser Aktivitäten untersuchen. Eine solche Analyse ermöglicht aus der betriebswirtschaftlichen Perspektive die Entscheidung, ob die Realisierung eines Akquisitionsvorhabens sinnvoll ist.


• Liquiditätsbedarfsanalyse: Die Kalkulation macht den spezifischen Liquiditätsbedarf sichtbar und ist so die Basis für ein optimiertes Finanzmanagement. Zudem kann sie auch als Grundlage für eventuell anstehende Verhandlungen mit Fremdkapitalgebern dienen.


• Niedrigere Finanzierungskosten: Durch eine Kalkulation können hinsichtlich der Finanzierungskosten Sparpotenziale genutzt werden, weil eine separate Finanzierung häufig günstiger ist, als die Finanzierung der Akquisitionsaktivitäten aus der laufenden Kreditlinie des Geschäftskontos.


• Besseres Risikomanagement: Die Einschätzung der Unternehmung und der finanziellen Risiken, die sich aus den Akquisitionsaktivitäten ergeben, werden auf eine verlässliche Basis gestellt. Dadurch können bestehende Risiken besser kontrolliert und abgesichert werden.


• Bessere Bonität: Gegenüber Fremdkapitalgebern und Auftraggebern kann sich die Bonität verbessern, weil ein erhöhter Kapitalbedarf durch eine geeignete Kalkulation nachweisbar ist. Ebenso kann eine Steigerung der Bonität durch die – auf Basis einer Kalkulation – optimierte Finanzierungsstruktur erreicht werden.



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3-PHA­SEN EI­NER STRA­TE­GI­SCHEN EX­PORT­PLA­NUNG

Das Kon­zept des IFF-KAL­KU­LA­TIONS­TOOLS ba­siert auf ei­nem theo­re­ti­schen Mo­dell, das im Rah­men die­ses For­schungs­pro­jekts ent­wic­kelt wur­de. Stra­te­gisch ge­plan­te Ex­port­ak­ti­vi­tä­ten von Bau­­in­­ge­­ni­­eur­­bü­­ros in ei­nem neu­en Markt lassen sich grundsätzlich in drei ver­schie­de­ne Pha­sen ­glie­dern und zu ei­nem Vor­ha­ben zu­sam­men­­fassen. Das 3-Pha­sen­mo­dell ei­ner stra­te­gi­schen Ex­port­pla­nung beschreibt ein solches Exportvorhaben und stellt den zeit­lich diffe­ren­zier­ten Li­qui­di­täts­be­darf wäh­rend der Ex­port­ak­ti­vi­tä­ten sche­ma­tisch dar. Es ordnet den Phasen spe­zi­fi­sche Li­qui­di­täts- und Ri­si­ko­ab­siche­rungs­be­dar­fe zu­.

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(3-PHASENMODELL – Gra­fik an­kli­cken
für mehr In­for­ma­tio­nen)

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AKQUISITIONSVORHABEN

Ein Akquisitionsvorhaben umfasst alle geschäftlichen Aktivitäten, die zum Ziel haben, innerhalb eines bestimmten Zeitraumes (z.B. 4 Jahre) in einem regional abgegrenzten Markt (z.B. Schweden) neue Aufträge zu akquirieren und durchzuführen.

Dieser Ansatz – die Akquisitionsbemühungen und die Durchführung der neu gewonnenen Aufträge als ein Projekt zu kalkulieren – ist innovativ und ermöglicht eine transparente und umfassende Liquiditätsbedarfs-, Risiko- und Wirtschaftlichkeitsanalyse der geplanten Exportaktivitäten.

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KALKULATION EINES AKQUISITIONSVORHABENS

Die Deckungsbeiträge („Gewinne“) der einzelnen akquirierten Aufträge werden in einem solchen Exportvorhaben den im Vorfeld getätigten Ausgaben für die Akquisition (z.B. für Reisen, Messeteilnahmen, Informationsveranstaltungen etc.) gegenübergestellt. Dabei muss beachtet werden, dass diese Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich nicht zeitgleich erfolgen und eine Kapitalbindung bei der Kalkulation durch die Einbeziehung von Kapitalkosten (Finanzierungskosten bzw. kalkulatorische Eigenkapitalverzinsung) berücksichtigt werden muss.

Innerhalb eines strategisch geplanten Exportvorhabens lassen sich grundsätzlich vier verschiedene Kosten- und Erlösarten unterscheiden:

• Einzelkosten, die unmittelbar den Akquisitionsaktivitäten zugerechnet werden können. Diese Kosten stellen die liquiditätsmindernden Ausgaben im Exportvorhaben dar. Ohne eine gesonderte Kalkulation im Rahmen eines konkreten Akquisitionsvorhabens würden sie nur als allgemeine Akquisitionskosten betrachtet werden.


• Einzelkosten, die direkt einem Auftrag zugerechnet werden können. Diese Kosten werden üblicherweise über die jeweilige Preiskalkulation im Rahmen der Angebotserstellung erfasst und berechnet.


• Gemeinkosten, die weder einem konkreten Auftrag noch einem Akquisitionsvorhaben zugerechnet werden können, wie etwa die Büromiete oder die Kosten des Sekretariats. Diese Kosten können nur über Kostenzuschläge Eingang in die betrieblichen Kalkulationen finden.


• Deckungsbeiträge der durchgeführten Aufträge. Die Gewinne aus den ausgeführten Aufträgen stellen die liquiditätsmehrenden Einnahmen in der Kalkulation eines Akquisitionsvorhabens dar. Dabei ist der Deckungsbeitrag eines Auftrags der Teil seiner Erlöse, der nach Abzug aller derjenigen Kosten, die bei seiner Ausführung entstehen, übrig bleibt.

Im Rahmen eines Akquisitionsvorhabens fließen nur die Akquisitionseinzelkosten und die Deckungsbeiträge aus den neu gewonnenen und ausgeführten Aufträgen in die Kalkulation ein. Das IFF-KALKULATIONSTOOL ist für die entsprechende Kalkulation eines Akquisitionsvorhabens konzipiert und berücksichtigt dabei neben Akquisitionskosten und Deckungsbeiträgen auch mögliche Finanzierungskosten beim Einsatz von Fremdkapital.

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BEISPIELE FÜR AKQUISITIONS­VOR­HA­BEN

In­ner­halb des IFF-KAL­KU­LA­TIONS­TOOLS sind zwei Bei­spie­le für Ak­qui­si­tions­vor­ha­ben ge­spei­chert. Durch das An­kli­cken ei­nes Bei­spiel-Ak­qui­si­tions­vor­ha­bens im Menü wer­den die ent­spre­chen­den Da­ten in die Ein­ga­be­mas­ke ge­la­den. Der zeit­li­che Ab­lauf der bei­den Ak­qui­si­tions­vor­ha­ben mit den unter­schied­li­chen Ak­ti­vi­tä­ten ist in der nach­fol­gen­den Gra­fik dar­ge­stellt.

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(Gra­fik an­kli­cken für volle Grö­ße)

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IFF-KAL­KU­LA­TIONS­TOOL

Das IFF-KAL­KU­LA­TIONS­TOOL ist ein Kal­ku­la­tions­pro­gramm, das leicht ver­ständ­lich und ohne be­son­de­re Vor­kennt­nis­se der Soft­ware an­ge­wen­det wer­den kann. Es bietet eine Reihe von Funktionen, Features und Anwendungsmöglichkeiten, mit denen speziell Bauingenieur- und Architekturbüros ihre Akquisitionsaktivitäten im Ausland kalkulieren können.

• Ein­fa­che Da­ten­er­fas­sung: Ver­schie­de­ne Fea­tu­res er­mög­li­chen ei­ne ein­fa­che und in­tui­ti­ve Be­die­nung:


• Über­sicht­lich­keit: Das Tool glie­dert sich sche­ma­tisch in ei­ne Ein­ga­be­mas­ke und ei­ne Er­geb­nis­mas­ke. Die­ser Auf­bau, die gra­fi­sche Ge­stal­tung, die Be­zeich­nun­gen und die Er­geb­nis­dar­stel­lung sind über­sicht­lich und selbst erklä­rend.


• Hin­weis­funk­tion: Das Tool zeigt vie­le Kos­ten­po­si­ti­o­nen, die mög­li­cher­wei­se bei Ak­qui­si­tions­ak­ti­vi­tä­ten im Aus­land ent­ste­hen kön­nen.


• Hil­fe­tex­te: Zu al­len Ein­ga­be­fel­dern, zu den ver­schie­de­nen Er­geb­nis­sen und zu al­len Funk­ti­o­nen des Tools exis­tie­ren aus­führ­li­che und gut ver­ständ­li­che Hil­fe­tex­te. Die­se Hil­fe­tex­te er­schei­nen, so­bald man mit dem Maus­zei­ger über den je­wei­li­gen gut sicht­ba­ren In­fo­but­ton fährt.


• Vor­ein­ge­stellte Wer­te: Bei vie­len Kos­ten­po­si­tio­nen sind in der Ein­ga­be­mas­ke be­reits Wer­te vor­ein­ge­stellt und kön­nen be­lie­big ver­än­dert oder ge­löscht wer­den. Dem Be­nut­zer bie­ten sie eine Orien­tie­rung für die Ein­schät­zung sei­ner Kos­ten­an­ga­ben.
  
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• Diffe­ren­zier­te Kal­ku­la­tions­er­geb­nis­se: Die­ses Tool er­mög­licht ei­ne genaue Pla­nungs­hy­po­the­se zu den Kos­ten der Ex­port­be­mü­hun­gen. So kön­nen In­ge­nieur- oder Ar­chi­tek­tur­bü­ros im Vor­feld er­ken­nen, ob es sich lohnt bzw. wie wirt­schaft­lich er­folg­reich ein Ak­qui­si­tions­en­ga­ge­ment im Aus­land sein wird. Es kön­nen die un­ter­schied­li­chen Kos­ten­po­si­tio­nen (z.B. Mes­se­stand, Aus­lands­rei­sen etc.) – die er­fah­rungs­ge­mäß bei Ak­qui­si­tions­be­mü­hun­gen im Aus­land ent­ste­hen – in­di­vi­du­ell be­rech­net wer­den.
  
  Fol­gen­de Kal­ku­la­tions­er­geb­nis­se bie­tet die­ses Tool:


• Sum­men: Ein- und Aus­zah­lun­gen, Zin­sen und kal­ku­la­to­ri­sche Kos­ten wer­den als Sum­me an­ge­ge­ben und gra­fisch dar­ge­stellt. Die de­tail­lier­te tag­ge­naue Auf­lis­tung der ein­zel­nen Ein- und Aus­zah­lun­gen er­folgt in ei­nem Li­qui­di­täts­plan.


• Li­qui­di­täts­ver­lauf: Das Tool er­stellt ei­nen aus­führ­li­chen Li­qui­di­täts­plan in dem alle Ein- und Auszahlungen taggenau berücksichtigt werden. Die aus den einzelnen Salden abgeleitete Liquiditätskurve wird grafisch angezeigt.


• Gesamtsaldo: Der wirt­schaft­li­che Er­folg des Ak­qui­si­tions­vor­habens lässt sich am Ge­samt­saldo ab­le­sen, der als „Über­de­ckung“ bzw. „Un­ter­de­ckung“ an­ge­zeigt wird. Dies ist der Sal­do aus al­len Ein­zah­lun­gen, Aus­zah­lun­gen, Zin­sen und kal­ku­la­to­ri­schen Kos­ten.


• Kreditbedarfsanalyse: In der Er­geb­nis­dar­stel­lung ist eine Ana­lyse des Kre­dit­be­darfs zur Fi­nan­zie­rung der Akqui­si­tions­akti­vi­täten inte­griert. Neben dem maxi­mal not­wen­digen Be­trag zeigt die Ana­lyse auch die durch­schnitt­liche Hö­he und die An­zahl der Mo­na­te bzw. Ta­ge mit Kre­dit­be­darf.
  
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• Fi­nan­zie­rungs­kos­ten ver­glei­chen: Die­ses Tool bie­tet nicht nur die Mög­lich­keit, den Fi­nan­zie­rungs­be­darf des Ak­qui­si­tions­vor­ha­bens zu er­mit­teln, son­dern es be­rück­sich­tigt bei der Kal­ku­la­ti­on ne­ben den Fi­nan­zie­rungs­kos­ten auch das ein­ge­setz­te Ei­gen­ka­pi­tal. So läs­st sich das Vor­ha­ben mit al­ter­na­ti­ven Fi­nan­zie­rungs­mög­lich­kei­ten be­rech­nen und die verschiedenen Op­ti­o­nen hin­sicht­lich ih­rer Kos­ten mit­ein­an­der ver­glei­chen. Auf di­ese Wei­se kann z.B. be­rech­net wer­den, um wie viel Euro güns­ti­ger ei­ne Fi­nan­zie­rung der Akquisitionsausgaben über ei­nen se­pa­ra­ten Kre­dit (z.B einen Projektkredit) im Ver­gleich zur Inanspruchnahme des Kon­to­kor­rent­kre­dits aus­fällt.


• Gute Er­geb­nis­dar­stel­lung: Die Dar­stel­lung der Kal­ku­la­ti­ons­er­geb­nis­se und des Li­qui­di­täts­ver­laufs er­fol­gen sehr über­sicht­lich und selbst­er­klä­rend. Da­bei wer­den alle Er­geb­nis­se auch gra­fisch il­lus­tri­ert. Die detaillierte chronologische Auflistung jeder Ein- und Auszahlung im Liquiditätsplan gewährleistet die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der gesamten Berechnungen.


• Flexibilität: Das Tool ist im In­ter­net ver­füg­bar und des­halb räum­lich und zeit­lich völ­lig fle­xi­bel nutz­bar. Die Kal­ku­la­ti­ons­er­geb­nis­se kön­nen on­line ge­spei­chert wer­den und ste­hen dem An­wen­der so je­der­zeit an je­dem Ort zur Ver­fü­gung. Durch die über­sicht­li­che Dar­stel­lung der Er­geb­nis­se und die Mög­lich­keit, sie be­quem aus­zu­dru­cken, las­sen sich die Re­sul­ta­te sehr fle­xi­bel ver­wen­den.


• Basis für neue Finanzierungsmodelle: Die mithil­fe die­ses Re­chen­tools er­folg­te Kal­ku­la­ti­on der Ak­qui­si­ti­onsaktivitäten bie­tet die Grundlage, um Fi­nan­zie­rungs­pro­duk­te und -mo­del­le entwickeln zu können, die der Ex­port­för­de­rung die­nen. Das Tool macht hier­für den spe­zi­fi­schen Li­qui­di­täts­be­darf der Ak­qui­si­ti­ons­pha­se sicht­bar. Auch spe­zi­ell für mo­ne­tä­re Ex­port­för­de­run­gen, et­wa durch staat­li­che Ins­ti­tu­ti­o­nen, eig­net sich das IFF-KAL­KU­LA­TI­ONS­TOOL, da da­für die Kal­ku­la­ti­on von Kos­ten und Li­qui­di­täts­be­dar­fen ei­ne not­wen­di­ge Vo­raus­set­zung ist.
  
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